Toplantıda 30 il temsilcisiyle birlikte, bazı yönetim kurulu üyeleri de hazır bulundu. 

Toplantının ilk gününde başkan Prof. Dr. Erdal Zorba tarafından bir sunum yapılarak, federasyonun yeni dönem yapılanma profili, temel stratejisi ve başlıca eylem planları ile ilgili geniş bir sunum yapıldı. Akşam seansında ise oluşturulan çalıştay grupları, HİS faaliyetleri sponsorluk ve kaynak imkanları, 2009 yılı faaliyet programı, tanıtım & medya gibi konular üzerinde çalışmalar yaptılar.

Toplantıdan sonra yayınlanan sonuç bildirgesinde “Federasyonumuz, ilkesel olarak bütün federasyonlarla ortak faaliyet ve projeler üretmeye hazırdır” vurgusu yapılarak;
 “Türk Sporunda yeni bir soluk, yeni bir anlayış, yeni bir heyecan olmayı hedefleyen HİS Federasyonu için, yepyeni bir kurumsal yapı oluşturulacaktır. HİS’in yalnızca halk yürüyüşleri organize eden bir kurum değil, Türk Sporuna, Türk halkının spor kültürüne, spor bilimine, küresel spor yapılanmasına katkı sağlayan, katılımcı, etkili ve önder bir federasyon olması temel amaç olacaktır.” denildi.